深刻な病気というわけではないけれど、なんとなく体調が悪い日に会社を休む上手な方法があれば良いのにと思っている方は多いのではないでしょうか。

なので、会社を休む方法としてどれくらいの頻度がちょうど良いのか、風邪や腹痛などの体調不良以外にも、精神的な事情や葬式や法事、家庭の事情などといった理由や言い訳の付け方、また、電話などでの言い方を知りたいですよね。

また、会社を休むことをメールで伝える時に、当日と前日の事前用のメールの例文があったら知っておきたいですよね。

そこで今回は、会社を休む方法として使える理由と、メールの例文で事前と当日用などについて詳しくお伝えしていきます。

会社を休むならこの理由を使おう！使える理由はコチラ！

「今日はなんだか会社に行きたくないから休みたい」そう思う日もありますが、会社に連絡するという難関があるので困りますよね。

でも、会社は休んではいけないものではないので、理由を明確にして休みをとれば良いのですが、その伝える時の内容や言い方、休む頻度によって、相手の感じ方は変わってきます。

なので、会社を休む際のポイントをチェックしていきましょう。

会社を休む時に使える理由は？

会社を休む理由として使えるものは次の通りです。

そして、項目ごとに特徴や注意点があるので合わせて参考にしてくださいね。

1、 葬式

まず初めに、葬式で休む場合についてですが、会社の規則でも葬式の休みは「特別休暇」と同じような扱いになっており、福利厚生がしっかりしている会社では給与を差し引かれるようなことはありません。

そして、勤務先の会社から弔電や葬儀場宛ての花が届く場合もあるので、当然のことながら本当に不幸があった時にだけ使うようにしましょう。

それから、葬式の場合は当日急に分かることもあるので、後述する当日の休暇の取り方を参考にしてください。

ちなみに、葬式の後、忌引き休暇を取る方も多いと思いますが、血縁関係によって取得できる日数は異なり、配偶者の場合は10日間、父母は7日間、子供は5日間、兄弟関係は3日間、祖父母は3日間、叔父や叔母の場合は1日、というのが一般的です。

ただ、会社によって異なるので事前に確認をするようにしましょう。

2、 法事

次に法事ですが、法事の場合は遅くても1週間前には日程が決まっている場合も多いので、分かった段階で伝えるようにしましょう。

3、 体調不良

体調不良はよく使われる理由だと思いますが、明確な病気でなくても熱が出たり腹痛、頭痛だったり、会社に行くにはつらい日もありますよね。

しかし、何度もこの理由で休みすぎると、会社での信頼度も下がりますので、ちょっとしたことで休むのはやめるようにしましょう。

4、 家庭の事情

小さな子供がいる家庭であれば「子供の熱が出た」などは多くあり、共働きの家庭の場合には、夫婦のどちらかが休みを取らなければならないこともありますよね。

そうした時は、正当な理由として会社に伝えて良いですし、持病を持っているなどの事情があるようであれば、事前に伝えておくことで会社からの理解も得られるでしょう。

また、親の介護が必要な場合も同様なので、事前に会社に事情を伝えておき、突発的に休める体制を取っておいた方が良いでしょう。

5、 感染性の病気にかかった

インフルエンザなど、感染力が高く出社を控えた方が良い病気にかかった場合は、病院を受診して、医師の診断を受けてから会社に伝えるようにしましょう。

そして、こうした場合は診断書の提出が求められる場合も多いので、上司に確認を取り、必要であれば診断書を取得して後日提出するようにしましょう。

こういった理由以外にも友人の結婚式に出席する時や、旅行などのために有給休暇を取得する場合もありますが、有給休暇は事前に休むことが分かっているはずなので、前もって職場へ連絡をするようにしましょう。

休む時のマナーとは？頻度や会社への伝え方など！

会社を休む理由というのは、なんとなく気分が優れないといった理由だけでなく、休まざるを得ない感染性の病気や、家庭の事情、法事や葬式などの冠婚葬祭まで色々ありましたよね。

ただ、こうした理由がある場合ではなく、なんとなくずる休みたい日もあると思います。

そうした時は、年に一度くらいは、体調が優れないことを理由に休んでも良いかもしれないですが、月に一度や週に何度もそのような理由で休んでしまうと、会社からの信頼度も下がりますし、周囲への迷惑になってしまいます。

そのため、体調管理も仕事として捉え、できるだけずる休みはしないように気をつけましょう。

また、法事など事前に休むことが分かっている場合は、会社で上司に会った時に口頭で伝えるべきですが、葬式や体調不良など突発的に分かった場合は、電話で連絡をすることになりますよね。

その際は、

・ 配慮、謝罪

・ 理由を明確に

・ 伺いを立てる

といった点に気をつけて、相手に伝えるようにしましょう。

例えば、「昨晩から高熱が出てまだ治まらず、申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか？」などが良いのではないでしょうか。

また、

・ 弱々しい声で話さない

・ 演技をしない

・ 話をしすぎない

といったことも配慮しながら、しっかりと連絡をしましょう。

そして、よほどのことがない限り、出社を強要されるといったことはないと思いますが、仕事の引き継ぎなど職場に迷惑がかからないように、聞かれたことには答えてから休みを取るようにしましょう。

会社を休む時のメールの例文！事前と当日用

会社を休む場合、電話連絡の他にも診断書などの書類が必要になる職場もあれば、メール一本で連絡をすれば良い職場もありますよね。

なので、メールで欠勤を伝える時に、気をつけたいマナーや例文もチェックしておきましょう。

メールで欠勤連絡をする時のマナーは？

・ 1分1秒でも早く連絡をする

職場への配慮のためにも、休む場合はできるだけ早く連絡を入れるようにしましょう。

そして、始業時間ギリギリになってから「休みたい」と連絡を入れるのは非常識に当たるので、遅くても始業時間の1時間前には会社のPCに欠勤メールが届いているようにしましょう。

・ 最低限の引き継ぎも行なう

自分が休むことで、少なからず職場の人に影響を与えることになるので、負担を増やさないように必要最低限の業務を引き継ぐようにしましょう。

また、客先などから電話がかかってくる可能性などがあれば、そうしたことも伝えておくと良いでしょう。

・ 2日以上休む場合は必ず明記する

インフルエンザなど症状の回復までは出社ができない場合は、その旨も明記しておく必要があります。

そして、その間職場の人に迷惑がかかることへの謝罪や、少しでも仕事が滞らないように、引き継ぎ内容を明確に伝えると良いでしょう。

おすすめの例文はコチラ！

それでは、いざメールを書く時ですが、電話での伝え方と同様、配慮や謝罪、明確な理由と、お伺いを立てる姿勢を持つことが重要です。

そして、上司への謝意が伝わるように言葉使いには気をつけて、丁寧な書き方をするようにしましょう。

・ 当日休む場合

↓↓↓ここから

宛先各位

おはようございます。○○です。

大変申し訳ありませんが、昨晩から体調がかなり悪く、本日の朝もあまり状況は改善しておりません。

喉も腫れていて声もでない状態ですので、今日は通院も含め静養したく、お休みさせていただいてよろしいでしょうか。

最低限の連携はメールや携帯電話でできれば、と考えております。

なお、今日の○○の件はそれぞれHさんに依頼を別途メッセージいたします。

ご迷惑をおかけしてすみませんが、何とぞよろしくお願いいたします。

↑↑↑ここまで

このように、体調不良で休む場合は、体調について簡潔に説明した上で、休みを取らせてほしいと伝えましょう。

その上で、休んでいる間に担当している案件についての連絡などが入ることを考慮して、どのような連絡方法が可能なのか、また部下へ引き継いでいることなども伝えておくと、職場の人も安心するのでおすすめです。

また、忌引きで休暇を取る時には、次のような例文を使いましょう。

↓↓↓ここから

○○　部長

お疲れ様です。△△です。

標題の件につきまして、メールいたしました。

下記のとおり忌引き休暇を取得したく、申請いたします。

ご許可の程よろしくお願いいたします。
————記————

1.申請者：○○部○○課△△△△

2.休暇期間：平成×年×月×日～平成×年×月×日（計×日間）

3.故人の氏名等：

よみがな △△△△

故人氏名 △△△△ （享年○才）続 柄：（実母/実父/義母/義父/実兄/実姉/祖父/祖母）

4.通夜/告別式等の日時/場所

・[通夜] 平成×年×月×日 [□□市■■]

・ [葬式] 平成×年×月×日 [□□市■■]

・[納骨] 平成×年×月×日 [□□市■■]

5.休暇中の連絡先：携帯電話（000-0000-0000）

メールアドレス（○○○＠○○○○.○○○）

携帯電話での連絡はできるようにしておきますので、何かあればご連絡ください。

お忙しいところご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

↑↑↑ここまで

このように、会社によって弔電を出したり社内に通知をするところもあるため、お通夜や葬儀が決まったら、日時や場所、喪主、会場の住所なども明確に伝えるようにしましょう。

そしてメールだけではなく、事前に電話で連絡をするようにしましょうね。

・ 事前に休むことが分かっている場合

前述の通り有給休暇を取得する場合は、私用で休むことになるため、ビジネスメールとしては簡潔に、相手に迷惑がかからないように明記することがポイントになります。

そして、1週間～3日前あたりを目安に、前もって知らせるようにしましょう。

・例文1

↓↓↓ここから

各位

お疲れ様です。○○です。

表題の件に関しまして、私用のため提示した日程において

年次有給休暇にてお休みをさせていただきたいと思います。

△△さんにはお伝えしてありますが、担当業務に支障がないようにいたします。

ご迷惑をおかけしますがご了承の程、何卒よろしくお願いします。

——————————————
署名

↑↑↑ここまで

・例文2

↓↓↓ここから

各位

お疲れ様です。○○です。

私儀、下記の日程にて有給休暇を取らせていただきたいと思います。

有休申請期間：○月○日（×）

不在の間は大変ご不便をおかけしますが、期間中のメンテナンス等のご用命は、××さんまたは△△さんまでお願いいたします。

——————————————
署名

↑↑↑ここまで

このように、日程と休暇中の引き継ぎ先などについて明記していればよいでしょう。

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風邪で休むのは非常識なの？社会人の正しいマナーとは

気温が下がって寒くなってくると、街中でも咳やくしゃみをしている人が目立つようになり、なんとなく具合が悪いような気がしてきてしまいますよね。

ただ、風邪程度で会社を休んで良いものか、気になって休めない方も多いのではないでしょうか。

でも、無理をして会社に行って仕事をしたからといって、業務がはかどらずかえって迷惑をかけてしまうこともありますし、そもそも風邪を周りの人にうつしてしまうかもしれないですよね。

そのため、仕事に支障をきたすレベルと自分で判断できるようなら、休むことも周囲への正しいマナーになりますので、早急に会社へ連絡を入れて、しっかりと休んで1日も早く復帰するようにしましょうね。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は、会社を休む方法として使える理由と、メールの例文で事前と当日用などについて詳しくお伝えしました。

会社を休む際には、自分自身の体調不良だけでなく、家庭の事情や冠婚葬祭、有給休暇まで様々な理由があるのでしたが、休むことで職場への迷惑がかかることを考慮して、少しでも早く職場へ電話で連絡をし明確な理由と謝罪や配慮の気持ちを伝え、お伺いを立てることがポイントなのでした。

そして、メールで連絡を入れる場合の例文でも同様に理由を明記し、休んでいる間の職場への引き継ぎなどをきちんと書くと良いのでしたね。

それから風邪など、体調不良で仕事へ支障をきたすようであれば休むのも社会人のマナーのうちなのですが、ずる休みと思われないように体調管理も仕事のうちと捉えて、頻繁に休むことがないよう、ずる休みは年に最低一回を目処にするようにしましょう！

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